Coronavírus e Home Office para Empresas e Profissionais Liberais:

Como fazer e quais as ferramentas gratuitas disponíveis

Para quem conhece soluções de vídeo conferência que permitem a realização de reuniões em qualquer lugar com internet este texto será muito básico.

Para quem não conhece ou não tem o hábito esta compreensão será de muita valia para que possa não paralisar suas operações e para que possa ter acesso a soluções gratuitas.

Há muita divulgação em todas as mídias sobre a possibilidade de as empresas permitirem que seus colaboradores trabalhem em suas casas e de que profissionais liberais trabalhem de casa. Em ambos casos se deve analisar caso a caso a natureza do trabalho e as necessidades profissionais do dia a dia.

Entretanto não se pode ignorar que estamos vivendo uma Pandemia, ou seja, uma doença que se espalha por uma grande quantidade de regiões do mundo. Não se trata de um evento novo, já ocorreu com a gripe H1N1 que alcançou cerca de 120 territórios segundo a Organização Mundial da Saúde e com a AIDS que infectou e infecta milhões de pessoas em todo o mundo.

Conciliar as necessidades das empresas e de profissionais liberais com a necessidade de preservação da vida e da saúde de milhões de pessoas em todo o planeta certamente não é uma tarefa fácil, bem como não existem manuais ou cartilhas prontas sobre o que fazer, pois cada caso e realidade devem ser analisados casuisticamente.

O que há de muito positivo é a divulgação de muitas diretrizes e orientações básicas que ajudam os empresários a ter alguma orientação legal para preservação do seu negócio e, principalmente, para preservação da vida e saúde de seus colaboradores.

O mesmo se aplica às famílias e amigos, visto que podem recorrer às tecnologias atuais para se manter em contato com seus parentes e amigos, para ajudar ou pedir ajuda sem que haja contaminação de ainda mais pessoas.

Neste contexto é que o home office tem sido “alardeado” como uma solução prática e inovadora que resolveria todos os problemas na forma de home office!

Entretanto, na prática, sabemos que não é assim, pois ainda há muito desconhecimento destas ferramentas pela maioria do empresariado, além do costume e preferência dos gaúchos por reuniões presenciais e conversas “olho no olho”. Aliando a isso, empresas e profissionais liberais menos ligados à tecnologia não possuem o hábito de recorrerem a estas tecnologias.

Portanto, dando “um passo atrás”, antes de se recomendar a transferência de locais para o home office e suas implicações legais, é necessário que se entenda o que são, como funcionam e como podem ser obtidas estas ferramentas on line, principalmente saber quais opções gratuitas disponíveis.

O que é uma videoconferência/webconferência? Trata-se de uma chamada por vídeo, que pode ser realizada entre duas pessoas ou em grupo, podendo ocorrer entre um pequeno grupo e até um grupo mais significativo envolvendo dezenas e até centenas de pessoas. Há soluções pagas e gratuitas.

Tecnicamente videoconferência e webconferência são diferentes:

videoconferência – utiliza equipamentos de filmagem e som;

webconferência – utiliza um dispositivo com câmera, uma plataforma virtual e uma boa conexão de internet.

As soluções on line e gratuitas que permitem o trabalho home office se referem à webconferência!

Em uma webconferência é possível compartilhar a tela do notebook ou PC, apresentar slides e, dependendo da ferramenta, utilizar outros recursos que tornam a reunião mais eficaz (alcance do resultado com o menor custo/despesa possível) e eficiente (observando os melhores procedimentos operacionais).

Curiosidade: A primeira videoconferência da história aconteceu em 1964 nos USA, sendo apresentada na Feira Mundial de Nova Iorque. Era composto por um telefone e uma tela analógica de 6’’ e era possível se ouvir a voz dem um participante e ver a imagem congelada do outro.

Nas décadas de 80 e 90 a videoconferência começou a ficar mais popular, sendo um recurso caro e de acesso financeiramente restrito.

Para as empresas e profissionais liberais o trabalho home office via webconferência significa algo que buscam incessantemente: redução de custos e despesas!

Atualmente, com o advento e avanço da internet as conversas virtuais por vídeo se tornaram mais acessíveis. Segundo a revista Época Negócios, a geração Y já ocupa quase metade dos postos e a geração Z representa 24% da força de trabalho.

O que se precisa para se realizar uma videoconferência/webconferência?

• acesso à internet;
• dispositivo com câmera (notebook ou smartphone, por exemplo);
• plataforma que reúna os participantes (ferramenta disponível on line).

Na prática, quem convida para uma reunião virtual, de onde estiver, envia do link da sala para os demais participantes acessarem (uma espécie de caminho que direciona para a sala virtual de reunião).

Outra forma é, através da própria plataforma, incluir o convidado no ambiente virtual.

Notebooks, PCs, smartphones ou tablets geralmente já possuem vídeo, áudio e microfone habilitados, caso não possuam esta habilitação pode ser feita diretamente por quem tiver algum conhecimento com computadores, ou pode contar com assistência de profissional.

Além disso, a qualidade da internet é essencial. A maioria das pessoas das empresas e profissionais liberais contam com internet pessoal ou corporativa, devendo apenas verificar a sua velocidade e a necessidade de aumento de capacidade.

A banda a ser contratada depende das ferramentas que se precisa utilizar caso a caso, podendo partir de 2Mb no mínimo para se navegar.

Conheça algumas plataformas e aplicativos que você pode utilizar, todas têm versões gratuitas de acesso e utilização:

Zoom – https://zoom.us/ – Bastante conhecido, o Zoom permite reuniões que vão desde 2 pessoas até mais de 20 participantes, sendo possível compartilhar tela, demostrar materiais e até gravar o conteúdo. O anfitrião pode enviar o link da sala por email, redes sociais ou sms para os convidados acessarem. Na versão gratuita o período é de 40 minutos e se podem utilizar recursos como compartilhamento de tela.

 Whatsapp – https://www.whatsapp.com/ – O mais popular atualmente, permitindo reuniões em grupo e sendo uma boa opção para conversas por vídeo com até quatro pessoas no máximo permitido pelo app. Para utilizar basta iniciar a chamada de vídeo com um dos participantes e adicionar os demais no ícone indicativo da tela.

 Skype – https://www.skype.com/pt-br/ – Igualmente popular e bastante utilizado no meio corporativo. O anfitrião só precisa adicionar os participantes como contatos na agenda do Skype. Depois, ligar para um deles e adicionar na sala os demais convidados. Existe a versão paga e a gratuita.

Logo de início se verifica que esta solução de conversa pela internet é viável inclusive para conversas entre parentes e amigos que estejam em qualquer parte do mundo, sem nenhuma relação com questões profissionais.

E o mais importante neste momento tão difícil, sem contato físico, ou seja, sem risco de se infectar com o coronavírus ou infectar outras pessoas.

É uma opção eficaz e eficiente para se reunir com diferentes pessoas que reduz custos por não haver deslocamento, onde não há contato físico e onde os participantes podem trocar de ideias, negociar, compartilhar a visualização de documentos ou simplesmente conversar.

Dr. Marcos Pedroso Neto